Blog

In ons vorige blog lieten we zien wat wij met de door je bedrijf aangeleverde gegevens en informatie doen. Dat was het verhaal over het ‘financieel dashboard’. Rest ons nog uitleg te geven over de laatste ‘knop’ in je administratiedossier op ons klantportal: de voortgang. Wat hebben wij voor je gedaan? Hoever zijn we? We willen daar graag transparant over zijn. Er wordt ons veel vertrouwelijke financiële informatie gegeven, terwijl het niet voor iedereen duidelijk is wat we doen en waaraan we werken. In dit blog leggen we uit wat je kunt met de knop ‘voortgang’. Wat wij ermee willen zeggen? Een kijkje in de keuken.

Status

In de klantportal kun je altijd, wanneer je maar wilt, de status en de voortgang van het dossier en het proces zien. We nemen je als het ware mee in het administratie- en jaarrekeningproces. Puur informatief, niets meer en niets minder. Dat kan interessant zijn als je wil weten waar wij staan in jouw proces. Bijvoorbeeld als wij klantstukken opvragen. Wij hebben deze knop in het administratiedossier gezet, omdat wij vragen kregen van klanten: hoever ben je? Wat je kunt lezen in ‘voortgang’ is de status. Via deze knop valt dus niet te communiceren. Als er staat ‘klantstukken opvragen’ is het niet de bedoeling dat je belt om te informeren om welke stukken het gaat. Communiceren doen we niet via de knop ‘voortgang’ in de klantportal, maar rechtstreeks met de klant via de klanportal bij ‘Postvak in’, telefoon of e-mail. Anders hadden we er actie- en reactieknoppen aan moeten brengen. Dat hebben we nog niet gedaan, maar komt op de planning indien er behoefte aan blijkt te zijn.

Checklist

Waarom we de mogelijkheid bieden de voortgang in te zien? Omdat wij transparant werken en graag aan onze klanten laten zien wat we bij Focus 4u doen. Want uit ervaring weten we dat veel klanten niet weten wat een accountant/administrateur allemaal achter de schermen doet.

Bij het jaarrekeningproces is er bij ons iemand die een checklist afgaat om te controleren of we alle gegevens op een rij hebben: is alles compleet, kloppen de banksaldi, staan er nog oude posten in de  debiteuren- of crediteurenadministratie, zijn er nog activa gekocht of zijn er nog bijzondere jaaroverschrijdende posten? Dat soort dingen. Dat is checklist deel 1. Als er iets bijzonders aan de hand is komt de checklist bij je relatiebeheerder terecht. Bijvoorbeeld als er een financieringsaanvraag ligt voor een investering in een nieuwe machine. Dan gaat er een ‘tweede paar ogen’ overheen, een extra controle. Al deze processen willen we graag terugkoppelen aan onze klant. Dat is dus – volledig geautomatiseerd – zichtbaar achter de knop ‘voortgang’. 

Meer betrokkenheid

Doordat wij je meenemen in het hele administratieproces hopen wij enerzijds meer begrip te krijgen voor wat we doen en anderzijds onze klanten meer te betrekken bij wat we doen. Eigenlijk ook meer interesse te laten krijgen in het administratieve verhaal van je eigen onderneming.
Van de hoed en de rand hoef je niet te weten. Daar zijn wij voor. Maar dat je weet van de mogelijkheden van bijvoorbeeld de investeringsaftrek. Dat is al heel mooi.

Voor een B.V. zijn publicatiestukken heel belangrijk. Het is dus voor deze klanten handig dat ze de status van ons werk kunnen checken. Is deze tool uniek? Ja, Focus 4u is een van de zeer weinige administratiekantoren die deze transparantie levert. En daar zijn we trots op.

Heb je vragen of suggesties? Neem gerust contact met ons op! We praten er graag over.

Ons vorige blog ging over bonnetjes en inkoopfacturen die je eenvoudig kunt digitaliseren en virtueel bij ons op het bureau kunt werpen. Het verhaal op deze pagina laat zien wat wij er vervolgens mee doen. Wij ordenen alle informatie, zetten het op een rij en koppelen dit aan je terug via een ‘dashboard’ waarop je kunt zien hoe de vlag van je bedrijf erbij hangt. Op elk moment van het jaar. En als je doorklikt kun je alle gegevens naar boven halen op grond waarvan dit dashboard tot stand is gekomen. De hele route terug tot aan het digitale bonnetje aan toe. We leggen het hier uit. Lees je weer mee?

Dashboard staat 100% gekoppeld

Bij focus 4u maken we gebruik van een webapplicatie met de naam Visionplanner. Deze applicatie hebben we gekoppeld aan de software van AFAS Profit en geïntegreerd in onze klantportal, waar je al op inlogt. 80% van onze klanten wil weten hoe resultaat, omzet en kosten van zijn of haar bedrijf zich ontwikkelen. En hoe was dat vorig jaar om deze tijd? Dat kunnen we nu inzichtelijk maken met een dashboard met metertjes en staafdiagrammen waarop voor iedereen begrijpelijk wordt gemaakt hoe de stand van zaken is. Op elk moment van het jaar, want het dashboard is 100% gekoppeld. Wij doen dat op basis van de tot dan toe door jezelf ingeleverde gegevens (zie vorige blog De schoenendoos kan weg) en onze kennis van belasting gecombineerd met bij ons bekende financiële gegevens van je bedrijf.

Volledige administratie gedigitaliseerd

Behalve de resultaten van je bedrijf, kun je ook zien hoe je tot die resultaten bent gekomen. Alle facturen en gedigitaliseerde bonnen zijn te zien als je doorklikt op de staafdiagrammen. Met andere woorden: alle onderliggende documenten die samen jouw resultaat, omzet en kosten vormen, zijn beschikbaar. Je administratie is nog nooit zo overzichtelijk en terugvindbaar in beeld gebracht. Van crediteurennaam tot nog te betalen facturen.

Uiteraard zijn alle gegevens versleuteld en absoluut in veilige handen. De enige twee personen die toegang krijgen tot de gegevens zijn de contactpersoon van jouw bedrijf en de contactpersoon van focus 4u. Wijzigingen zijn op deze plek niet aan te brengen.

‘Voor u verrichte werkzaamheden …’

Alles is transparant in de huidige maatschappij. Vroeger schreef het administratiekantoor een respectabele factuur met als omschrijving ‘voor u verrichte werkzaamheden’. Hij kwam daar ook mee weg. Dat kan nu niet meer. En terecht. Voor deze hierboven omschreven ‘administratiestraat’ vragen wij €60 per maand, ongeacht de grootte van je bedrijf. Iedereen betaalt dezelfde prijs voor hetzelfde product.

Je hele boekhouding wordt sneller en efficiënter. De fiscus is hier enthousiast over, en wij van focus 4u ook, omdat we alle cijfers een stuk makkelijker en dus sneller kunnen verwerken. Wij hopen dat jullie, onze klanten, het lekker overzichtelijk vinden en er dus ook blij mee zijn. Of je eraan meedoet beslist natuurlijk ieder voor zich. Als je geen belangstelling hebt, dan verandert er niets. Als je ervoor voelt krijg je veel meer inzicht in de financiële status van je bedrijf op elk moment in het jaar. Je betaalt hier hetzelfde bedrag voor als je nu gewend bent of zelfs minder. We hebben het er graag met je over bij onze eerstvolgende afspraak!

We hebben nog meer te vertellen hierover. Bekijk ook onze andere blogs!

De schoenendoos kan weg!

Tijden veranderen. En toch heeft driekwart van de zelfstandig ondernemers een schoenendoos met verfomfaaide kassabonnetjes die te lang in een broekzak hebben gezeten. ‘Voor de fiscus’ staat er op de doos. Eens in de drie maanden wordt die bij ons op het bureau omgekieperd. Je moest eens weten hoe druk we het dan hebben. Het zal je niet verbazen dat dit anders kan. Sneller, beter en goedkoper. Ook voor jou! Lees je even mee?

Bonnetjes scannen

Je krijgt namens ons van TriFact365 een mail met inloggegevens. Als je het jezelf en ons makkelijk wilt maken, download je vervolgens de app van TriFact365 op je smartphone. Met deze app, die door ons is gekoppeld aan AFAS, kun je bonnetjes en inkoopfacturen scannen. We concentreren ons eerst even op de losse bonnen.

Heb je eenmaal die app van TriFact365 op je mobiel, dan kun je die schoenendoos weggooien. Of ergens anders voor gebruiken als je ‘Voor de fiscus’ doorstreept …
Telkens als je een bonnetje krijgt die voorheen voor de schoenendoos bestemd was, maak je er met je mobiel een scan van (vergelijkbaar met het nemen van een foto). Die scan upload je direct naar je administratie. Vervolgens kun je het bonnetje weggooien. Dat is makkelijk voor jou en voor ons. We verwerken alle gescande bonnetjes al gedurende het kwartaal en niet pas in de maand waarin we de Btw-aangifte moeten doen. Ons werk wordt op deze manier veel beter over de tijd verdeeld.

Het is het eenvoudigste als je er gewoon mee aan de slag gaat. Vergelijk het met wat je altijd gewend was te doen. Je ziet dan vanzelf dat het hartstikke handig is. Bovendien is de kans op fouten vrijwel nul, doordat wij de meeste bonnen reeds gecodeerd hebben in AFAS. En bonnetjes kwijtraken is al helemaal verleden tijd.

Inkoopfacturen

Voor inkoopfacturen geldt hetzelfde: je kunt die ook scannen, met de app van TriFact365, zoals hierboven beschreven staat voor de bonnetjes. Echter steeds vaker krijg je inkoopfacturen als een pdf-bestand per mail. In dat geval is het niet handig om er een scan van te maken. De pdf kun je in z’n geheel uploaden in je administratie via de klantportal van Focus 4u of de portal vanTriFact365. Ook hierbij geldt dat je niet hoeft te wachten tot het kwartaal is afgelopen. Zodra je een inkoopfactuur binnenkrijgt en de betaling ervan hebt ingepland, kun je de pdf uploaden.

Wat gebeurt ermee bij ons?

Wie moet wat doen en wanneer? Dat staat per cliënt bij ons in een workflow, waarop je als klant geen invloed hebt, maar waaraan je wel kunt deelnemen. Bijvoorbeeld als je een vraag hebt of iets wilt meedelen dat van belang kan zijn voor je aangifte. Voor wie die vraag bestemd is en wie die opmerking gaat verwerken of behandelen, wordt ook inzichtelijk gemaakt. Bovendien krijg je dan een terugkoppeling.

Uiteraard staan al je gegevens in een beveiligde omgeving, waar alleen jij en de geautoriseerde medewerker bij Focus 4u bij kunnen. Zo kun je als klant ‘meekijken’ in het systeem en zien wat wij voor je doen en gedaan hebben. Dit hele systeem staat in een ‘AFAS-omgeving’ en wordt ontsloten via ons klantportaal. Om het jou en ons makkelijker te maken.

We hebben nog meer te vertellen hierover. Lees ook onze andere blogs!

Geachte dames, heren en anderen: de knop moet om!

Enkele blogs over 40 jaar focus 4u, toen en nu.

September is de maand waarin menigeen met weemoed terugdenkt aan die heerlijke lange zomeravonden, aan de vele barbecues en gezellige uitstapjes met vrienden of familie. Maar september is ook de maand waarin wij vieren dat focus 4u 40 jaar bestaat! Samen maken wij daarom graag nog een reis, als afsluiting van die heerlijke vakantieperiode.

Wanneer ik ’s ochtends in de auto stap, begin ik mijn werkdag graag met een aantal fijne deuntjes. Zo nu en dan worden deze onderbroken door nieuwsberichten die mijn aandacht weten te trekken. Zo hoorde ik laatst dat de NS haar omroepberichten in treinen zou gaan aanpassen: geen ‘geachte dames en heren’ meer, maar ‘geachte reizigers’.

Uiteraard begrijp ik dat een etiket opgeplakt krijgen niet altijd de juiste uitwerking heeft, maar zelfs de titel man of vrouw is tegenwoordig dus niet meer acceptabel? Willen we allemaal stiekem niets liever dan ‘ergens bij horen’? Duidelijkheid over wie we zijn en wat we doen? Genderneutraliteit is een trending topic en dat zette me aan het denken: ‘hokjesdenken’ mag blijkbaar niet meer.

Uit eigen ervaring kan ik u vertellen: dat hokjesdenken valt inderdaad niet altijd mee. Zo’n 40 jaar geleden werden financiële adviseurs vaak als echte goeroes gezien. Ondernemers hadden in die tijd weinig tot geen kennis van alle financiële rompslomp die hun bedrijf met zich meebracht en gooiden hun complete administratie vol vertrouwen over de schutting bij hun financiële adviseurs. Tafels vol documenten moesten verwerkt worden, dossierkasten puilden uit en er gingen uren, soms dagen voorbij voordat al die rompslomp naar de belastingdienst gestuurd kon worden.

Vandaag de dag is ons vak veranderd: vrijwel iedere ondernemer doet met regelmaat een beroep op de enorme kennisdatabase die internet heet. Op het moment dat wij hun administratie aan ‘die andere kant van de schutting’ opvangen, weet menigeen al precies welke cijfertjes er uit onze berekeningen zullen rollen. Waar wij voorheen altijd met 1-0 voor stonden, staan we nu altijd met 1-0 achter. Met slechts 1 druk op de knop, weet iedere ondernemer op voorhand al wat hem toekomt. Met slechts 1 druk op de knop, kan iedere ondernemer zelf zijn belastingaangifte versturen…

Kortom: die knop moet om! Die goeroes van 40 jaar geleden zijn we immers niet meer. Zijn wij als financiële adviseurs en administrateurs dan overbodig geworden? Nee, overbodig geworden zijn we niet, dat weet ik zeker. Ons vak is veranderd, dat wel. Tegenwoordig zijn wij verantwoordelijk voor het regelen van de randvoorwaarden, om ervoor te zorgen dat die druk op de knop voor onze klanten zo vlekkeloos mogelijk verloopt. De reis die wij de afgelopen 40 jaar maakten, zetten we voort op de digitale snelweg, waarin de ene ontwikkeling de andere in razend tempo opvolgt. Aan ons de keus welke ontwikkeling aan te klampen en welke los te laten, zodat wij (maar zeker ook u) weer weten wie we zijn en wat we doen. Zo kiezen we lekker ons eigen hokje…

Michel van Dijk

‘hokjesdenker’ bij focus 4u

Ergens eind december na de kerst werd ik, natuurlijk ongelegen, door een call center gebeld namens Nationale Nederlanden. Of ik wist dat m’n pensioenpolis waarschijnlijk het beoogde doel niet zou halen. Zo goed en zo kwaad als dat ging, heb ik antwoord gegeven op best lastige vragen over mijn beleggingsverzekering bij deze verzekeraar.

En ik ben als het gaat om financiële vergezichten niet de slechtst onderlegde burger, al zeg ik het zelf. Enfin, een week of twee later krijg ik nog een soortgelijk telefoontje en vervolgens hoor ik maanden niets. En dan? Dan wordt er half mei aangebeld en mag ik een krabbel zetten voor een aangetekende brief van Nationale Nederlanden. En nu komt het: behalve een lauwe samenvatting van het telefoongesprek (dat ik goed geïnformeerd ben door mijn beleggingsadviseur) staat er werkelijk niets in! Waarom zou je zoiets nu aangetekend (wat kost dat tegenwoordig …?!) versturen? Nou, dat staat er wél in: “We willen graag zeker weten dat u deze brief ontvangt. Daarom sturen we u een aangetekende brief.”

Echt! Dit schrijven ze letterlijk …! Anno 2016! Waarom willen ze dat zo graag zeker weten? Er staat tóch niks in. Stel je voor dat ik een brief zónder informatie van enig belang níet zou lezen. En dan heb ik het maar niet over de klunzige fout waarmee de brief opent: ‘Op 30 december 1899 hebben wij u gesproken over …’Je kunt je een maandje vergissen, maar 116 jaar ernaast zitten vind ik erg veel.

Ik weet zeker dat u er net zo over denkt als ik. Anno 2016 een volstrekt inhoudsloze brief aangetekend verzenden is een zinloze geldverspilling die ten koste gaat van het rendement op mijn polis. Bovendien vind ik het een onverantwoorde manier van bezighouden van werknemers bij NN en in hun call centers. Wij van focus 4u en outsite 4u delen informatie altijd online. Efficiënt en effectief werken zit ons in het bloed. We weten zeker dat die informatie u bereikt. De gedachte dat die aangetekend verzonden moet worden is inderdaad van de negentiende eeuw, van het jaar waarin NN dacht contact met mij te hebben gehad. Zo komen grote verzekeraars niet van hun imago ‘grote gebouwen, kleine lettertjes’ af. Als geld en menskracht gaan zitten in dit soort acties, vraag ik mij af of verzekeraars voldoende met de tijd meegaan. Ik zit me nog steeds te verbazen over deze actie van NN.

Begrijpt u het? Wie het snapt, mag het zeggen …

Michel van Dijk
Directeur focus 4u / outsite 4u

De Belastingdienst heeft een overzicht gepubliceerd van bepalingen die leiden tot het oordeel wel of geen dienstbetrekking.

De VAR gaat waarschijnlijk verdwijnen per 1 april 2016. Opdrachtnemers kunnen dan geen VAR meer aanvragen. In de tussentijd is er een overgangsregeling. In samenwerking met externe organisaties stelt de Belastingdienst algemene modelovereenkomsten op, op grond waarvan een opdrachtgever geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen. Deze overeenkomsten zijn niet voor een specifieke beroepsgroep. Om wat voor werk het gaat en binnen welke branche, is dan niet van belang. De voorbeeldbepalingen die een rol spelen bij de beoordeling van een overeenkomst zijn nu gepubliceerd op belastingdienst.nl.

Dit overzicht kunt u als hulpmiddel gebruiken bij het opstellen van een overeenkomst die in de plaats komt van de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR). Het overzicht vindt u hier op belastingdienst.nl.

Er zijn een aantal voorbeeldbepalingen die bij dragen aan het oordeel ‘geen dienstbetrekking’. Naast de kenmerken van een echte dienstbetrekking spelen ook andere bepalingen een rol bij de beoordeling of er wel of geen sprake is van een dienstbetrekking. Twijfelt u of er sprake is van een dienstbetrekking? Neem dan contact met ons op, wij adviseren u graag.

Focus 4u en outsite 4u (AFAS Accountancy specialist en AFAS Experts) hebben hun eigen unieke talenten gebruikt om samen een meerwaarde te bieden voor alle bedrijven in de accountancy branche die werken met de software van AFAS. Een AFAS Accountancy specialist is een partij die niet alleen technisch, maar ook vakinhoudelijk sparringpartner is voor branchegenoten. Een partij die uit eigen ervaring weet wat er speelt in de markt en wat de uitdagingen zijn waar deze dynamische groep mee te maken heeft. Een partner die u kan helpen de software zo in te richten en te gebruiken dat deze vóór u gaat werken.

Meer weten over deze meerwaarde en wat wij voor u kunnen betekenen? Kijk op: accountancy.outsite4u.nl

AFAS OutSite en AFAS InSite, OutSite 4u is dé specialist voor alle organisaties die werken met de software van AFAS. Wij zijn 100% AFAS dedicated en gespecialiseerd in het optimaliseren van uw OutSite en InSite. Naast het optimaliseren van uw omgeving maken wij ook koppeling en integraties met de software van AFAS. Meer weten?

Maak een afspraak via outsite4u.nl. Voor een kop koffie en een goed gesprek!

Ondernemers ondernemen graag. Ze zijn goed in wat ze doen, hebben belangstelling voor hun product of dienst en besteden al hun tijd aan het genereren van business. Open deur natuurlijk. Toch kan het geen kwaad die nog eens in te trappen.

Want ook ondernemers – misschien wel júist ondernemers – hebben volop te maken met papierwerk, terwijl ze daar geen tijd voor hebben. Administratie, belastingen, overheidsmaatregelen, personeelszaken en ga zo maar door. Ook niks nieuws natuurlijk, maar waarom hebben nu precies de mensen die ondernemen, die hun nek uitsteken en innoveren, kortom hun handen vol hebben aan hun werk, méér te maken met papierwerk dan ‘gewone’ mensen met een baan? Goeie vraag. Moeten we wat aan doen.

Ondernemers hebben dringend iemand nodig, die hen redt, vind ik. Een held die het papierwerk van hen overneemt, het verwerkt en het vervolgens digitaal voorschotelt. Met duidelijke getallen en in de vorm van een dashboard, zodat de ondernemer kan sturen op basis van die cijfers en rustig een kop koffie kan drinken met die held, zodat deze hem nog wat fiscaal economisch advies kan geven of suggesties kan doen voor het verbeteren van het financiële reilen en zeilen of voor de keuze van de koffie. Onvoorstelbaar dat zo’n held bestaat …?

Geloof het of niet, maar een superheld die paperassen opvangt die een ondernemer doorgaans het liefst uit het raam van een kantoorflat gooit, bestaat wel degelijk! We hebben ‘m gewoon in het leven geroepen! Zo’n stoere verschijning met een cape vliegt rond in Nederland om je uit de nood te redden. Niet met een S maar met een F op zijn borst. En die cape staat voor Coach – Administrateur – Personeelsadviseur – Entrepreneur! Hij onderneemt met gevoel met je mee, kijkt wat het beste voor je bedrijf is en haalt de sores van je bord. Hij gebruikt in hoge mate zijn hersenen links voorin en heeft zijn hart op de juiste plek. Voilà, the return of Christopher Reeve 4u!

Gaat er nu iets veranderen bij Focus 4u? Nee hoor, helemaal niet. Alleen in een ander jasje, ehh … andere cape. Onze dienstverlening blijft accuraat en gericht op je business. Wat die ook is. Verder verlossen wij je nog steeds zoveel mogelijk van paperassen en brengen we op je beeldscherm wat we kunnen digitaliseren. Zo blijf je actueel op de hoogte van je eigen bedrijf. Financieel en fiscaal! Je dacht vast dat die F op de borst van onze superman daarvoor stond. Of voor focus 4u misschien? Niks hoor. Faith in en 4u! Dáár gaat het onze held om …!

Koffie?

De berichten over het economische herstel, het vertrouwen in de economie en de indicatie dat de crisis voorbij is nemen de laatste tijd toe. Ondernemers in het MKB zijn positief over 2015. Maar… merkt u en uw onderneming al iets van al deze positieve, aantrekkende geluiden? en hoe meet u deze effecten van buitenaf, of zijn ze voor u niet te meten en doet u het nog ouderwets op gevoel.

Als u het niet op uw gevoel doet dan beoordeeld u het veelal op basis van de output van uw interne administratieve processen. Juist deze processen brengen wij optimaal in kaart via OutSite 4u. En de activiteiten van OutSite 4u groeien gestaag! Het afgelopen jaar zien we, met name in de advisering en ondersteuning bij inrichtingsvraagstukken en de optimalisatie van de werkprocessen een toename van ruim 40% ten opzichte van vorig jaar met name in de sectoren van de zorg, accountancy en onderwijs.

In een wereld waar reorganisaties en kostenbesparingen aan de orde van de dag zijn, wordt logischerwijs ook gekeken naar functioneel beheer en informatiemanagement. Kortom: ‘Wat voegt het toe aan een organisatie?’ en ‘Wat is de meerwaarde?’ In deze vraagstelling zit direct de toegevoegde waarde en het succes van OutSite 4u besloten. Veel ondernemers blijven namelijk een antwoord op deze vragen schuldig en dat is eigenlijk vreemd!

Iedere organisatie wordt gestuurd op zijn eigen ‘key performance indicatoren’ ofwel KPI’s. Tastbare aspecten en harde cijfers van de onderneming die aantonen hoe een organisatie presteert en waardoor inzichtelijk wordt wat de meerwaarde voor de onderneming is. Binnen uw bedrijf vinden er dagelijks honderd en één, grote of kleine, processen plaats. Deze processen wilt u het liefst zo efficiënt en gestandaardiseerd mogelijk uitvoeren. Het verzamelen van de data van deze processen is leuk, maar het wordt pas echt nuttig als u het op de juiste wijze kunt ontsluiten naar uw medewerkers [InSite] of klanten [OutSite]. En laat dat nu juist het gene zijn waar wij bij OutSite 4u in zijn gespecialiseerd… Samen met u optimaliseren wij de werkprocessen en zorgen we op een moderne en gebruiksvriendelijke manier dat de juiste informatie wordt ontsloten.

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden voor uw onderneming?
outsite 4u
AFAS Accountancy specialist
OutSite Plus
focus 4u
The World is OutSite!
Accountancy NEXT!