In ons vorige blog lieten we zien wat wij met de door je bedrijf aangeleverde gegevens en informatie doen. Dat was het verhaal over het ‘financieel dashboard’. Rest ons nog uitleg te geven over de laatste ‘knop’ in je administratiedossier op ons klantportal: de voortgang. Wat hebben wij voor je gedaan? Hoever zijn we? We willen daar graag transparant over zijn. Er wordt ons veel vertrouwelijke financiële informatie gegeven, terwijl het niet voor iedereen duidelijk is wat we doen en waaraan we werken. In dit blog leggen we uit wat je kunt met de knop ‘voortgang’. Wat wij ermee willen zeggen? Een kijkje in de keuken.
Status
In de klantportal kun je altijd, wanneer je maar wilt, de status en de voortgang van het dossier en het proces zien. We nemen je als het ware mee in het administratie- en jaarrekeningproces. Puur informatief, niets meer en niets minder. Dat kan interessant zijn als je wil weten waar wij staan in jouw proces. Bijvoorbeeld als wij klantstukken opvragen. Wij hebben deze knop in het administratiedossier gezet, omdat wij vragen kregen van klanten: hoever ben je? Wat je kunt lezen in ‘voortgang’ is de status. Via deze knop valt dus niet te communiceren. Als er staat ‘klantstukken opvragen’ is het niet de bedoeling dat je belt om te informeren om welke stukken het gaat. Communiceren doen we niet via de knop ‘voortgang’ in de klantportal, maar rechtstreeks met de klant via de klanportal bij ‘Postvak in’, telefoon of e-mail. Anders hadden we er actie- en reactieknoppen aan moeten brengen. Dat hebben we nog niet gedaan, maar komt op de planning indien er behoefte aan blijkt te zijn.
Checklist
Waarom we de mogelijkheid bieden de voortgang in te zien? Omdat wij transparant werken en graag aan onze klanten laten zien wat we bij Focus 4u doen. Want uit ervaring weten we dat veel klanten niet weten wat een accountant/administrateur allemaal achter de schermen doet.
Bij het jaarrekeningproces is er bij ons iemand die een checklist afgaat om te controleren of we alle gegevens op een rij hebben: is alles compleet, kloppen de banksaldi, staan er nog oude posten in de debiteuren- of crediteurenadministratie, zijn er nog activa gekocht of zijn er nog bijzondere jaaroverschrijdende posten? Dat soort dingen. Dat is checklist deel 1. Als er iets bijzonders aan de hand is komt de checklist bij je relatiebeheerder terecht. Bijvoorbeeld als er een financieringsaanvraag ligt voor een investering in een nieuwe machine. Dan gaat er een ‘tweede paar ogen’ overheen, een extra controle. Al deze processen willen we graag terugkoppelen aan onze klant. Dat is dus – volledig geautomatiseerd – zichtbaar achter de knop ‘voortgang’.
Meer betrokkenheid
Doordat wij je meenemen in het hele administratieproces hopen wij enerzijds meer begrip te krijgen voor wat we doen en anderzijds onze klanten meer te betrekken bij wat we doen. Eigenlijk ook meer interesse te laten krijgen in het administratieve verhaal van je eigen onderneming.
Van de hoed en de rand hoef je niet te weten. Daar zijn wij voor. Maar dat je weet van de mogelijkheden van bijvoorbeeld de investeringsaftrek. Dat is al heel mooi.
Voor een B.V. zijn publicatiestukken heel belangrijk. Het is dus voor deze klanten handig dat ze de status van ons werk kunnen checken. Is deze tool uniek? Ja, Focus 4u is een van de zeer weinige administratiekantoren die deze transparantie levert. En daar zijn we trots op.
Heb je vragen of suggesties? Neem gerust contact met ons op! We praten er graag over.