De schoenendoos kan weg!
Tijden veranderen. En toch heeft driekwart van de zelfstandig ondernemers een schoenendoos met verfomfaaide kassabonnetjes die te lang in een broekzak hebben gezeten. ‘Voor de fiscus’ staat er op de doos. Eens in de drie maanden wordt die bij ons op het bureau omgekieperd. Je moest eens weten hoe druk we het dan hebben. Het zal je niet verbazen dat dit anders kan. Sneller, beter en goedkoper. Ook voor jou! Lees je even mee?
Bonnetjes scannen
Je krijgt namens ons van TriFact365 een mail met inloggegevens. Als je het jezelf en ons makkelijk wilt maken, download je vervolgens de app van TriFact365 op je smartphone. Met deze app, die door ons is gekoppeld aan AFAS, kun je bonnetjes en inkoopfacturen scannen. We concentreren ons eerst even op de losse bonnen.
Heb je eenmaal die app van TriFact365 op je mobiel, dan kun je die schoenendoos weggooien. Of ergens anders voor gebruiken als je ‘Voor de fiscus’ doorstreept …
Telkens als je een bonnetje krijgt die voorheen voor de schoenendoos bestemd was, maak je er met je mobiel een scan van (vergelijkbaar met het nemen van een foto). Die scan upload je direct naar je administratie. Vervolgens kun je het bonnetje weggooien. Dat is makkelijk voor jou en voor ons. We verwerken alle gescande bonnetjes al gedurende het kwartaal en niet pas in de maand waarin we de Btw-aangifte moeten doen. Ons werk wordt op deze manier veel beter over de tijd verdeeld.
Het is het eenvoudigste als je er gewoon mee aan de slag gaat. Vergelijk het met wat je altijd gewend was te doen. Je ziet dan vanzelf dat het hartstikke handig is. Bovendien is de kans op fouten vrijwel nul, doordat wij de meeste bonnen reeds gecodeerd hebben in AFAS. En bonnetjes kwijtraken is al helemaal verleden tijd.
Inkoopfacturen
Voor inkoopfacturen geldt hetzelfde: je kunt die ook scannen, met de app van TriFact365, zoals hierboven beschreven staat voor de bonnetjes. Echter steeds vaker krijg je inkoopfacturen als een pdf-bestand per mail. In dat geval is het niet handig om er een scan van te maken. De pdf kun je in z’n geheel uploaden in je administratie via de klantportal van Focus 4u of de portal vanTriFact365. Ook hierbij geldt dat je niet hoeft te wachten tot het kwartaal is afgelopen. Zodra je een inkoopfactuur binnenkrijgt en de betaling ervan hebt ingepland, kun je de pdf uploaden.
Wat gebeurt ermee bij ons?
Wie moet wat doen en wanneer? Dat staat per cliënt bij ons in een workflow, waarop je als klant geen invloed hebt, maar waaraan je wel kunt deelnemen. Bijvoorbeeld als je een vraag hebt of iets wilt meedelen dat van belang kan zijn voor je aangifte. Voor wie die vraag bestemd is en wie die opmerking gaat verwerken of behandelen, wordt ook inzichtelijk gemaakt. Bovendien krijg je dan een terugkoppeling.
Uiteraard staan al je gegevens in een beveiligde omgeving, waar alleen jij en de geautoriseerde medewerker bij Focus 4u bij kunnen. Zo kun je als klant ‘meekijken’ in het systeem en zien wat wij voor je doen en gedaan hebben. Dit hele systeem staat in een ‘AFAS-omgeving’ en wordt ontsloten via ons klantportaal. Om het jou en ons makkelijker te maken.
We hebben nog meer te vertellen hierover. Lees ook onze andere blogs!